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  • Jose Padilla Guzmán

El Acta de constitución de proyectos

Documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto

Para el desarrollo adecuado de este documento debes:

  1. Seleccionar el director de proyectos: Un gestor de proyecto, también conocido con el término gerente de proyecto, director de proyecto, líder de proyecto o encargado de proyecto, es una Persona nombrada por la organización ejecutante para liderar al equipo que es responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

  2. Determinar la cultura y sistemas existentes de la organización: Dentro de los aspectos necesarios son la estructura organizacional, visión, misión, valores y los sistemas de información disponibles, entre otros,

  3. Recopilar información histórica y procedimientos existentes en la organización: Revisar los factores ambientales y los activos de procesos de la organización para hacer frente a las necesidades del proyecto.

  4. Dividir el proyectos en fases: Se ser necesario realizar una división del proyecto que permita realizar una gestión mas adecuada, si lo realizamos en fases, no perder que vista que existen el alcance del proyecto y del producto, cada parte tiene su propia caracterización.

  5. Entender los documentos de negocios: En muchas oportunidades, el director de proyecto, no ha formado parte del proceso de selección de las necesidades por lo que se hace necesario interiorizarse de la forma en que el proyecto fue seleccionado y la revisión del plan de gestión de beneficios, dado que estos documentos contienen información que pueden entregar restricciones y supuestos que deben ser considerados en la definición del proyecto.

  6. Identificar requerimientos iniciales, supuestos y restricciones: Con la información ya disponible comenzamos a registrar los requerimientos, estos puede ser del negocio, de los interesados, de la solución, transición, proyecto, calidad u otra fuente.

  7. Evaluar la factibilidad de proyecto dentro de las restricciones: con toda la información obtenida, debemos realizar un análisis de la factibilidad de lo encomendado, revisando las restricciones, que en esta etapa serán de tiempo y costos. Deben recordad que su reputación esta en juego, un proyecto fallido nunca es olvidado.

  8. Defina los objetivos del proyecto: Los objetivos deben ser SMART, Especifico, medibles, alcanzable, realizar y temporal. Es a base para poder determinar el éxito del proyecto.

  9. Desarrolle el acta de constitución: Es es un documento el que debe contener pero no restringido lo siguiente,

  • Identificación del proyecto

  • Propósito del proyecto

  • Descripción de alto nivel del proyecto

  • Limites del proyecto

  • Entregables claves

  • Requisitos de alto nivel

  • Riesgos generales del proyecto

  • Objetivos (Alcance, Costo Tiempo, Otros)

  • Calendario de Hitos

  • Recursos financieros aprobados

  • Lista de interesados claves

  • Criterios de termino

  • Autoridad del director de proyecto (Decisiones del personal, gestión del presupuesto, Decisiones técnicas, resolución de conflictos)

  • Firma del director del proyecto y del patrocinador

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